Ett upphandlingsprojekt är en tydligt avgränsad aktivitet som börjar med utveckling av förfrågningsunderlag och slutar med att teckna avtal. Ibland föregås det hela av en pre kvalificering.

Stora upphandlingar genomförs ofta då kunden;
• Saknar kännedom om produkten, tjänsten eller branschen.
• Har resursbrist i det egna företaget vid tillfället upphandlingen ska ske.
• Vill prova elektronisk upphandling (e-Sourcing ibland även inkluderande e-Auctions), vilket vi gärna genomför för enstaka uppdrag, per projekt eller efter önskad omfattning.

Våra konsulter har renodlad kompetens från upphandlingar i alla möjliga branscher och sammanhang. Deras seniora status garanterar en lång och värdefull erfarenhet. Det skiljer sig trots allt en del att köpa keramiskt material till byggprojekt mot att köpa tjänster från ett callcenter. Vi har stor respekt för det, och vi väljer omsorgsfullt en konsult som passar till upphandlingen.

Behöver vi samla information om marknad, produkter och leverantörers förslag till lösningar rekommenderas att börja med en intresseanmälan eller pre kvalificering. Redan här bör kunden överväga om inköp från lågkostnadsländer är en möjlighet. Det man vinner i pris balanseras mot risker i kvalitet och leveranssäkerhet. En pre kvalificering ger värdefull information som används i arbetet med att utveckla förfrågningsunderlaget och listan av leverantörer vi vill kontakta i nästa steg.

Vissa avgörande ställningstaganden bör kunden ta innan upphandlingen lanseras. Det är beslut om kvalitetsnivåer på produkter, tjänster och leveranser. Dessutom bör logistiken och viktiga avtalsvillkor tänkas igenom och formuleras. Hög kvalitet på förfrågningsunderlaget säkrar jämförbara offerter, en enklare utvärdering och en bättre position vid ingången i förhandlingsfasen.

Antalet frågor under anbudstiden reduceras väsentligt med ett genomtänkt förfrågningsunderlag. Om sen avtalet, eller i alla fall riktlinjer för avtalsskrivning, inkluderats i förfrågningsunderlaget, leder förhandlingen med kortlistade leverantörer snabbt till undertecknande av avtal. Ett eller flera avtal, beroende på den leverantörsstrategi kunden valt utifrån värdering av ekonomi och risk.

Scandinavian Purchasing Group kan driva effektiv upphandling, med eller utan verktyg för elektronisk upphandling, på ett sätt som ofta leder till spektakulära besparingar och minimerad affärsrisk.