Ett besparingsprojekt kan utgå från ett krav av ledningen eller ett eget initiativ på inköpsavdelningen. Det kan omfatta allt eller vara riktat mot hela eller delar av företag eller mot specifika kategorier och varugrupper. Angreppsättet är detsamma.
Vi gör en analys av nuläget och etablerar därmed en referensnivå vad gäller kostnader och effektivitet. Ur köpkostnadsanalysen, kundens kommersiella situation och annan relevant information sorteras prioriteringarna för önskad effekt. Snabba besparingar, eftersatta områden eller strategiska aspekter kan avgöra ordningen på aktiviteterna.
Intervjuer av nyckelpersoner om organisation inom och utanför inköpsavdelningen samt huruvida processer finns på plats och fungerar leder fram till en handlingsplan som förankras omsorgsfullt bland berörda medarbetare.
Besparingarna realiseras efter prioriteringarna i handlingsplanen. Inte helt överraskande vill kunden ofta realisera stora och tydliga besparingar tidigt i processen, inte bara för att snabbt räkna in besparingen, utan för att tidigt visa framgång i projektet. Det ger energi och motivation.
Exempel på åtgärder tidigt i realiseringsfasen är att omförhandla avtal, konsolidera leverantörer och skriva ramavtal på rutinartiklar och tjänster. Kanske ska vissa produkter eller tjänster bli föremål för outsourcing och kanske har vi produktområden som lämpar sig för elektronisk upphandling (eSourcing eller eAuktions). Elektronisk upphandling kan bli riktigt effektivt då förfrågningsunderlag och mallar återanvänds och tiden en upphandling tar i anspråk kortas väsentligt. ”Inköpsfabriken” kan snabbt öka takten.
Ett annat avgörande är om den valda leverantörsstrategin möjliggör inköp från lågkostnadsländer, och behövs i så fall alternativa leverantörer.
Långsiktiga besparingar kommer oftast från organisationsanpassningar, ändringar i processer och arbetssätt samt förändringar av specifikationer man kan finna i dialog med sakägarna.
En förutsättning för ett lyckat besparingsprojekt är en kontinuerlig och noggrann uppföljning, en individuell såväl som en gemensam målsättning och ett intensivt och generöst informationsutbyte. Det som mäts måste vara enkelt, tydligt och meningsfullt samt vara väl förankrat, helst gemensamt framtaget, i den egna organisationen. Det ger motivation, drivkraft och synlighet till det som pågår. Det engagerar alla från ledningsgrupp och hela vägen ner.
Scandinavian Purchasing Group har stor erfarenhet av stora och små besparingsprojekt. Vi skulle vara stolta över att få redovisa några spektakulära referensfall med nästan osannolika besparingar från många kända företag.